隨著質(zhì)量體系認(rèn)證的不斷深入和組織對認(rèn)證要求的提高，iso9001認(rèn)證過程方法審核將越來越受認(rèn)證機(jī)構(gòu)和被審核方的推祟。條款審核與過程方法審核有何區(qū)別?如何實(shí)施過程方法審核? 本文意在倡導(dǎo)審核員使用過程方法審核這一更為系統(tǒng)、連貫、有效的審核方式，為受審核方提供真正的增值服務(wù)。但無論是對于企業(yè)體系管理人員還是審核員，都值得細(xì)細(xì)閱讀。
ISO9001：2015版標(biāo)準(zhǔn)于2015年9月正式發(fā)布，新版標(biāo)準(zhǔn)清晰地體現(xiàn)了三個核心概念，即過程、基于風(fēng)險的思維和PDCA循環(huán)，其設(shè)計的關(guān)鍵目標(biāo)之一就是結(jié)合PDCA循環(huán)和基于風(fēng)險的思維把當(dāng)前的關(guān)注點(diǎn)繼續(xù)保持在有效的過程管理上，產(chǎn)生期望的效果。過程方法審核再一次被認(rèn)證機(jī)構(gòu)和審核員所關(guān)注。一些認(rèn)證機(jī)構(gòu)早在幾年前就推崇過過程方法審核，只是覺得按條款審核更加直觀清晰、簡單方便，且不會漏條款，因此，過程方法審核未被廣泛采用。
2015版的iso9001認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)條款審核與過程方式審核有何區(qū)別?
1、定義
條款審核，顧名思義就是按標(biāo)準(zhǔn)條款要求實(shí)施審核，對照ISO9001的標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合受審核方的職能分配，以條款為主線，在對應(yīng)的職能部門實(shí)施的質(zhì)量管理體系審核，是目前大部分認(rèn)證機(jī)構(gòu)常用的審核方式。
過程方法審核是指以組織的實(shí)際運(yùn)作流程為審核主線，遵循系統(tǒng)的、相互關(guān)聯(lián)的審核模式，對組織的質(zhì)量管理體系、過程、績效和風(fēng)險管理等作出系統(tǒng)評價的審核方式。
2、區(qū)別
條款審核的優(yōu)點(diǎn)就是直觀簡潔，審核員從受審核方各項活動中提煉出共性的條款，對照標(biāo)準(zhǔn)較容易形成相關(guān)符合性的判斷。 但如果站在受審核方的角度，這種審核是離散的、跳躍式的，關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)。條款審核通常來自于審核計劃的安排，審核員的審核思路是圍繞單個條款展開的，旨在尋找符合條款要求的相關(guān)證據(jù)，進(jìn)而判斷是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。如審核7.4采購，審核員在獲得受審核部門的職責(zé)分工信息后，關(guān)注受審核方的合格供方名錄、評價準(zhǔn)則、評價結(jié)果(7.4.1);抽樣查看采購計劃的實(shí)施情況(7.4.2)，采購信息(品名、數(shù)量、供應(yīng)商、合格證等)的符合性及采購產(chǎn)品的檢驗、驗證、不合格處置情況，并確定是否把這些作為供方再評價的依據(jù)(7.4.3)。
這樣的審核看似把標(biāo)準(zhǔn)要求都一一落實(shí)了，實(shí)則審核的連貫性中斷，系統(tǒng)性不強(qiáng)。更有甚者把專業(yè)條款排給專業(yè)審核員，非專業(yè)條款分給其他審核員，然后各審各的，等所有條款審?fù)炅瞬虐l(fā)現(xiàn)留有很多審核盲點(diǎn)。如審核7.6監(jiān)視和測量設(shè)備的控制條款，經(jīng)檢定合格的監(jiān)測設(shè)備與現(xiàn)場實(shí)際使用的不一致，要求持證上崗的計量校準(zhǔn)人員與人力資源部存檔的操作證書不匹配等。這些都要求審核員系統(tǒng)關(guān)注組織的全部運(yùn)作流程，加強(qiáng)審核組成員之間的溝通、追溯，把相關(guān)的生產(chǎn)、服務(wù)各項流程串聯(lián)起來形成有效的審核發(fā)現(xiàn)，從而評價相應(yīng)管理體系對照標(biāo)準(zhǔn)的適宜性、符合性和有效性。
過程方法審核則是把視線轉(zhuǎn)向受審核方的生產(chǎn)服務(wù)流程，把條款回歸于受審核方的各項活動(過程)之中，在流程運(yùn)轉(zhuǎn)中關(guān)注并判斷其是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，旨在將組織的活動和相關(guān)資源作為過程進(jìn)行管理，以期達(dá)到更為高效的審核結(jié)果。同樣是審核采購部門，審核員會連接銷售、生產(chǎn)和倉庫，更多考量受審核方的銷售模式等直接影響采購部門質(zhì)量目標(biāo)的因素，分析“以銷定產(chǎn)”的訂單生產(chǎn)模式還是“以產(chǎn)促銷”的框架銷售模式，前者是按訂單要求制訂采購計劃，庫存極少，交付時間、精度要求更高;后者是按常年生產(chǎn)計劃制訂采購計劃，對于市場動態(tài)、品種、庫存量及經(jīng)銷商的業(yè)績都有關(guān)聯(lián)，因此，審核重點(diǎn)、績效指標(biāo)、風(fēng)險管理、條款符合性的把握都有所不同。再如對監(jiān)視和測量設(shè)備的審核則更要關(guān)注生產(chǎn)流程、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)和工藝要求等，關(guān)注實(shí)驗室配置、測試現(xiàn)場、必備的測量設(shè)備的有效性、測試方法和結(jié)果，以保證審核結(jié)果的系統(tǒng)性和完整性。
對認(rèn)證機(jī)構(gòu)和審核員而言，只有將視角從標(biāo)準(zhǔn)條款轉(zhuǎn)向過程方式，才能夠符合受審核方實(shí)際生產(chǎn)和服務(wù)的管理思維，才能夠收集到構(gòu)成管理體系的過程及其相互聯(lián)系的完整信息。組織的過程千差萬別，審核員只有讓標(biāo)準(zhǔn)在組織的各項流程中得到運(yùn)用和體現(xiàn)，而不是強(qiáng)加一個程式化的要求給組織，才能促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)與組織運(yùn)作的實(shí)際結(jié)合，讓審核員與組織有更多的共同語言和契合點(diǎn)，并以此提高審核活動的有效性，為受審核方提供真正的增值服務(wù)。
3過程方法審核的實(shí)施
過程方法審核須具備兩個前提：一是作為審核對象的過程已被組織所識別;二是認(rèn)證機(jī)構(gòu)以標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，以過程為核心實(shí)施審核策劃，運(yùn)用PDCA的審核思路收集過程的策劃、實(shí)施、檢查和改進(jìn)環(huán)節(jié)的審核證據(jù)，從而評價管理體系與標(biāo)準(zhǔn)的適宜性、符合性和有效性。
1、過程的識別
新版標(biāo)準(zhǔn)要求組織應(yīng)識別并確定實(shí)現(xiàn)策劃結(jié)果所需的過程，包括生產(chǎn)和服務(wù)提供的實(shí)現(xiàn)過程和相應(yīng)的支持性過程，目前很多組織的質(zhì)量管理體系沒有正式定義其過程，如果將組織常規(guī)的業(yè)務(wù)活動作為其生產(chǎn)服務(wù)提供的主要過程，可用附圖作簡要分析，從接受顧客要求到成品交付通常有三種可能。
(1)該產(chǎn)品有同型號的足量庫存，對照訂單要求直接出庫交付。
(2)該產(chǎn)品為常規(guī)生產(chǎn)產(chǎn)品，有成熟的工藝、設(shè)備和技術(shù)人員，直接采購原輔料上線、生產(chǎn)、檢驗、交付。
(3)該產(chǎn)品屬于新產(chǎn)品開發(fā)，需完成設(shè)計開發(fā)過程后再采購、上線生產(chǎn)、檢驗、交付。
同理，將包括人力資源管理、基礎(chǔ)設(shè)施管理、運(yùn)行環(huán)境管理、知識管理、文件化信息管理、方針目標(biāo)管理、內(nèi)審、管理評審等作為支持性過程，對這些過程落實(shí)相應(yīng)的策劃、實(shí)施、檢查、改進(jìn)措施，提高體系績效及顧客滿意。
2、過程方法審核的實(shí)施
(1)審核方案的策劃
審核方案的策劃人員在受理組織申請時，應(yīng)充分了解組織的產(chǎn)品(或服務(wù))實(shí)現(xiàn)過程，通過前期溝通、初訪簽約及其他公開的信息渠道，理解組織的生產(chǎn)服務(wù)過程、關(guān)鍵控制點(diǎn)、法律法規(guī)要求、顧客的關(guān)注焦點(diǎn)等，確定相關(guān)專業(yè)及對應(yīng)的專業(yè)審核團(tuán)隊實(shí)施下一步的現(xiàn)場審核活動。
(2)一階段審核(含文件評審)
過程方法一階段審核重點(diǎn)包括以下方面。
①組織是否識別了為實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品(或服務(wù))滿足顧客和法律法規(guī)要求所必需的過程和子過程。
②識別的過程是否有遺漏。
③過程的目標(biāo)是否明確。
④過程的風(fēng)險是否確定并策劃對應(yīng)措施。
⑤過程實(shí)現(xiàn)的策劃及相關(guān)職能分配是否到位。
⑥過程接口如何。
⑦過程是否能覆蓋所有標(biāo)準(zhǔn)條款要求。
⑧判斷審核策劃的專業(yè)與現(xiàn)場實(shí)際的一致性。
⑨確定二階段審核重點(diǎn)。
(3)二階段審核
二階段審核的關(guān)鍵是審核組能否結(jié)合過程審核的內(nèi)在聯(lián)系，從整體上對組織的管理體系運(yùn)行情況做出準(zhǔn)確的判斷。通過一階段審核，審核組基本了解組織的生產(chǎn)服務(wù)過程、過程業(yè)績、生產(chǎn)服務(wù)存在的主要風(fēng)險及管理層對認(rèn)證審核的期望等，二階段審核計劃可以包含部門和過程，主要關(guān)注以下幾點(diǎn)。
①對設(shè)計開發(fā)、生產(chǎn)服務(wù)、銷售、采購管理(含倉庫管理)、檢驗、資源(設(shè)備)管理、人事管理、方針目標(biāo)管理、風(fēng)險管理等過程的控制實(shí)施現(xiàn)場審核。
②確認(rèn)每個過程及支持性子過程的輸入、輸出是否充分、準(zhǔn)確。
③其策劃的職責(zé)權(quán)限、過程目標(biāo)、資源配置、工藝方法、作業(yè)環(huán)境等是否與實(shí)際生產(chǎn)(服務(wù))相符合。
④是否對相關(guān)過程進(jìn)行檢查。
⑤發(fā)現(xiàn)不合格如何處置。
⑥是否落實(shí)相應(yīng)改進(jìn)措施等。
所以，過程方法審核，讓審核員更加關(guān)注生產(chǎn)服務(wù)各項流程或子流程，關(guān)注這個工作本身的質(zhì)量目標(biāo)、績效指標(biāo)、資源配置、工作標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合實(shí)際運(yùn)行情況、部門間的接口傳遞等進(jìn)行系統(tǒng)的綜合判定。當(dāng)然，在過程審核中關(guān)注標(biāo)準(zhǔn)的符合性依然是審核員的基本素養(yǎng)，我們要善于依照組織實(shí)際生產(chǎn)服務(wù)活動的順序進(jìn)行審核，并從中發(fā)現(xiàn)活動與標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)性，判斷其是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求等等。
運(yùn)用過程方式審核，審核員驗證更多的是“HOW—怎么做”，并從中得出是否滿足要求的判斷，而非直接“索要”標(biāo)準(zhǔn)要求的“證據(jù)”，讓審核更加真實(shí)、有效。
企業(yè)要實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展，應(yīng)著眼長遠(yuǎn)，再苦再難也要以壯士斷腕的決心和氣概，走品牌發(fā)展、高端質(zhì)量發(fā)展之路。未來出口企業(yè)要從過去的低端模仿轉(zhuǎn)變到自主創(chuàng)新，靠技術(shù)進(jìn)步引領(lǐng)產(chǎn)品升級。隨著國內(nèi)市場機(jī)制逐漸完善，出口企業(yè)享受的優(yōu)惠政策也會逐步減少。外資企業(yè)在未來必然要和其他企業(yè)在公平的政策環(huán)境中進(jìn)行競爭。所以在接下來的30年中，這些企業(yè)必須依靠自身來生存發(fā)展。所以，加強(qiáng)質(zhì)量管理更為關(guān)鍵。
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